Обзор нормативной базы по электронному кадровому документообороту
Нормативная база по кадровому электронному документообороту представлена несколькими ключевыми законодательными актами. Основополагающим документом выступает Федеральный закон №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», который закрепил понятие электронного кадрового документооборота на законодательном уровне. Важную роль играет Федеральный закон №377-ФЗ, внесший изменения в Трудовой кодекс РФ для регулирования электронного взаимодействия между работодателем и работником. Порядок хранения электронных документов определяется требованиями Федерального закона №44-ФЗ «Об архивном деле» и соответствующими подзаконными актами Росархива. Техническую сторону обеспечивают ГОСТы и национальные стандарты, регламентирующие требования к форматам электронных документов, системам хранения и защиты информации.
Трудовой кодекс РФ после внесения изменений стал ключевым документом в регулировании КЭДО. Глава 49.1 кодекса полностью посвящена особенностям регулирования труда дистанционных работников, где электронный документооборот выступает необходимым условием взаимодействия. Статьи 22.1-22.3 регламентируют порядок введения электронного документооборота в организации, определяют перечень документов, которые могут создаваться в электронном виде, устанавливают порядок получения согласия работников на переход к цифровым форматам. Важным аспектом выступает законодательное закрепление права работника отказаться от электронного взаимодействия и вернуться к традиционному бумажному документообороту, что требует от работодателей поддержки двух параллельных систем.
Взаимосвязь с законом об электронной подписи проявляется в определении юридической значимости кадровых документов. Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает виды электронных подписей и условия их применения. Для кадровых документов закон определяет, какие типы подписей имеют юридическую силу аналогичную собственноручной подписи. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) признается равнозначной собственноручной во всех случаях. Усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная подпись (ПЭП) имеют юридическую силу при соблюдении дополнительных условий, включая наличие соглашения между работником и работодателем о признании таких подписей. Законодательство также определяет требования к удостоверяющим центрам, выдающим сертификаты ключей проверки электронных подписей, что напрямую влияет на правовую защищенность кадрового документооборота.
Ключевые изменения в законодательстве о КЭДО в 2025 году
Новые требования к системам электронного документооборота в 2025 году существенно повысили стандарты информационной безопасности. Вступившие в силу поправки к Федеральному закону «О персональных данных» установили обязательную сертификацию КЭДО-систем в ФСТЭК России по требованиям защиты информации не ниже 3-го класса. Для систем, обрабатывающих данные более 100 000 сотрудников, требуется сертификация по 2-му классу. Обязательным стало применение российских криптографических алгоритмов шифрования данных, сертифицированных ФСБ России. Нововведения коснулись также механизмов многофакторной аутентификации пользователей – системы КЭДО теперь должны поддерживать не менее двух независимых способов подтверждения личности при входе в систему (пароль, биометрия, одноразовые коды).
Изменение правил хранения документов в электронном виде направлено на обеспечение их долговременной сохранности и юридической значимости. Новое положение Росархива, вступившее в силу в январе 2025 года, устанавливает единые требования к форматам долговременного хранения – теперь компании обязаны обеспечить конвертацию кадровых документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного хранения в формат PDF/A-3 с сохранением встроенной электронной подписи. Системы хранения должны обеспечивать проверку целостности документов, регулярное обновление носителей информации и миграцию данных при изменении технологий. Важным нововведением стало требование о создании географически распределенных резервных копий архивов электронных документов для крупных организаций с численностью персонала свыше 1000 человек.
Расширение перечня документов, доступных для электронного оформления, стало значимым изменением в 2025 году. В соответствии с новой редакцией Трудового кодекса РФ, полностью в электронном виде теперь можно оформлять личные дела сотрудников, включая анкеты, автобиографии и копии документов об образовании. Документы по охране труда, ранее требовавшие бумажного оформления (журналы инструктажей, личные карточки выдачи СИЗ), также могут вестись в электронном формате при условии применения усиленной квалифицированной электронной подписи ответственных лиц. Особенно важным изменением стала возможность электронного оформления медицинских книжек и результатов медицинских осмотров с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) для обмена данными между медицинскими организациями и работодателями.
Правовые аспекты использования КЭДО для разных категорий бизнеса
Требования для крупного, среднего, малого бизнеса и ИП имеют существенные различия в законодательном регулировании КЭДО. Для крупных компаний (свыше 250 сотрудников) обязательным стало внедрение сертифицированных систем электронного документооборота с расширенным функционалом защиты данных и интеграцией с государственными информационными системами. Средний бизнес (100-250 сотрудников) получил отсрочку до 2026 года для приведения систем в соответствие с новыми требованиями безопасности. Для малого бизнеса и ИП (до 100 сотрудников) предусмотрен упрощенный порядок – достаточно использовать типовые решения, соответствующие базовым требованиям законодательства, без обязательной сертификации. При этом для всех категорий бизнеса сохраняется единое требование по получению согласия работников на переход к электронному взаимодействию и обеспечение возможности возврата к бумажному документообороту по желанию сотрудника.
Особенности для самозанятых и фрилансеров в сфере кадрового электронного документооборота определяются их особым правовым статусом. Поскольку самозанятые не выступают работодателями в контексте трудового законодательства, для них не применяются требования Трудового кодекса о КЭДО. Однако при заключении гражданско-правовых договоров с заказчиками самозанятые могут использовать электронные документы, подписанные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено соглашением сторон. Для фрилансеров, работающих по договорам дистанционной работы, законодательство 2025 года предусматривает возможность полностью электронного взаимодействия с работодателем без необходимости личного присутствия даже при оформлении трудовых отношений. Значимым изменением стала интеграция приложения «Мой налог» с системами КЭДО крупных заказчиков, что упростило документооборот между самозанятыми и корпоративными клиентами.
Международные аспекты документооборота в электронном формате приобрели особую значимость в контексте глобализации бизнеса. Российское законодательство 2025 года установило правила признания иностранных электронных подписей для кадровых документов при работе с сотрудниками за рубежом. Для стран ЕАЭС введен принцип взаимного признания электронных подписей, выданных аккредитованными удостоверяющими центрами. Для других стран требуется подтверждение соответствия иностранной электронной подписи российским стандартам безопасности либо использование российской УКЭП. Транснациональные компании обязаны обеспечить хранение кадровых документов на серверах, физически расположенных на территории РФ, если документы касаются работников – граждан России или иностранцев, работающих в российских подразделениях. При этом законодательство предусматривает возможность трансграничной передачи кадровых данных при условии обеспечения адекватного уровня защиты персональных данных в стране получателя.
