Внедрение систем электронного документооборота и отчетности так до конца и не избавило фирмы от необходимости использования бумажных носителей информации. На бумаге продолжают печататься официальные письма, заявления, объявления, прайсы и договоры. Отсюда вытекает важность экономии средств, затрачиваемых каждой компанией на покупку принтеров, МФУ, сканеров, копиров, сменных комплектующих к ним и расходников. Помимо этих очевидных затрат на итоговую стоимость офисной печати влияют периодические расходы на ремонт и обслуживание техники, а также время, затрачиваемое работниками компании на создание бумажных документов. Минимизировать расходы на использование и обслуживание печатающей оргтехники предлагают специализированные компании, в штате которых есть соответствующие сотрудники (инженеры, ремонтники, установщики программ).
Преимущества аутсортинга печати и ее покопийной оплаты
При передаче печати в аутсортинг или частичном обслуживании этой сферы деятельности специализированной организации компания-заказчик может сэкономить от 25 % скрытых и явных затрат на бумажный документооборот. Подсчитано, что такие услуги выгодны крупным и мелким компаниям, тратящим до 6% годового оборота средств на обеспечение офисной печати. Компания «Копи-Консалтинг» предлагает сервис покопийной печати в рамках комплексного аутсортинга или частичного обслуживания клиентов. Суть этого понятия сводится к тому, что клиент платит только за количество выполненных копий, и ни рублем больше. Все услуги, которые оказывает обслуживающая компания, включаются в цену печати в пересчете на количество отпечатанных листов. При этом можно выбрать удобную форму оплаты: за фактический объем полученных копий или за их среднее количество в месяц. В стоимость копии включаются затраты, исходя из перечня выбранных клиентом услуг: аренды или покупки оргтехники, ее сервисного обслуживания, установки программного обеспечения, разработки и реализации новой схемы расстановки устройств, подключение систем контроля доступа и многое другое.
Комплексный аутсортинг в пересчете на копии необходим тем организациям, которые ежемесячно тратят на печать крупные суммы, с большим количеством печатных документов и устройств разной степени сложности, а также тем, кто остро нуждается в организации бесперебойной печати без лишних трат. Выгода налицо, особенно с учетом возможности полностью переложить заботы по организации, контролю, обслуживанию и ремонту на плечи профессионалов, освободив собственных сотрудников от выполнения лишних обязанностей.
