Электронный документ является цифровым вариантом бумажного. По простому он называется файлом и отображается он непосредственно в компьютере. Он передается по каналам связи с помощью компьютера или цифрового оборудования, с использованием соответствующего программного обеспечения. Электронный документ содержит реквизиты, позволяющие установить его подлинность. Правовая ценность электронного документа обеспечивается электронной подписью (ЭП).
Где и как используются электронные документы.
Рассмотрим список самых распространенных документов, участвующих в работе с ЭДО в компаниях и у ИП. Он включает:
-
Соглашения, контракты и договоры.
-
Первичные документы компании.
-
Отчетность (как внутренняя, так и внешняя.
-
Документы, регулирующие деятельность компании.
-
Общения в государственные органы.
Требования к электронным документам и работе с ними
Различают всего три категории требований к электронным документам:
-
прочие — такие же, как и к бумажным документам, касающиеся их формы и содержания;
-
основополагающие — это критерии, которые предъявляются исключительно к электронным документам — это применение электронной подписи и соблюдение условий ее использования.
-
особые критерии — предъявляются к определённым видам ЭД — для некоторых категорий и видов документов могут быть предъявлены специальные требования, которые описаны в специальных нормативных актах.
Оформление и формат электронных документов прописаны в Приказе ФНС от 19.10.2018 года № ММВ-7-6/602@. В нем указано, что в силу своих особенностей у электронных документов есть особая специфика. Бумажный документ подписывают обе стороны, в то время как на ЭД ставит свою подпись только одна сторона.
Регламент работы с электронными документами
В связи с тем, что переход на работу в режиме ЭДО полностью меняет все процессы работы компании, к этому стоит подготовится необходимо заранее. На первом этапе подготовки нужно создать необходимую правовую базу с помощью разработки специальных локальных актов (ЛНА). Таким образом, компания не только сумеет официально перейти на электронный документооборот, но и упорядочит порядок работы с электронными документами и обязанности сотрудников.
Регулирование ЭДО в компании происходит с помощью следующих нормативных актов:
-
Приказ о внедрении системы ЭДО.
-
Положение о переходе компании на ЭДО.
В состав положения о переходе на электронный документооборот также входит и регламент работы системы ЭДО. Данный документ включает в себя:
-
общие положения о целях регламента, самой компании и условиях внесения изменений;
-
главные термины и определения (например, что такое «оператор ЭДО», «электронный документ», электронная подпись»);
-
требования к электронной подписи с указанием всех способов и средств криптографической защиты, которые будут применяться;
-
все правила работы в системе ЭДО и порядок сотрудничества с контрагентами, сроки хранения файлов.
В регламенте также говорится еще и о том, что участники ЭДО должны сохранять конфиденциальность всех передаваемых данных. Кроме того, указывается ответственность сторон за несоблюдение условий и возможные способы разрешения всех ошибок.
Не знаете, какую систему ЭДО внедрить в вашей компании? У нас есть решение — удобный и многофункциональный сервис КЭДО. Он поможет в организации грамотного и эффективного документооборота. Интеграция с различными сервисами, использование электронных подписей, облачное хранилище, большое число готовых шаблонов документов и возможность загружать свои — все это и много другое делает наш сервис надежным и эффективным.
Хотели бы узнать о нем больше? Для получения полной консультации просто позвоните нам по номеру 8-499-302-31-83 или на e-mail info@dobyto.ru.
